ผู้จัดการสำนักงาน: เขาเป็นใครและเขาทำอะไร?

ในธุรกิจสมัยใหม่ ไม่มีบริษัทใดที่มีสำนักงานสามารถทำได้โดยปราศจากงานของผู้จัดการสำนักงาน ตำแหน่งนี้เกี่ยวข้องกับการบริหารและจัดการเวิร์กโฟลว์สำนักงานขององค์กร

โดยพื้นฐานแล้ว ผู้จัดการสำนักงานคือ ลิงค์ที่ให้ข้อมูลและเป็นผู้นำซึ่งช่วงเวลาการทำงานทั้งหมดของบริษัทมาบรรจบกันและแก้ไข เขาโต้ตอบระหว่างหัวหน้าและผู้ใต้บังคับบัญชา แจ้งพนักงานทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารที่ลงนามโดยหัวหน้า โต้ตอบกับลูกค้าของบริษัท ตรวจสอบการติดต่อ ติดตามผลการปฏิบัติงานของบริษัท และจัดหาสำนักงานให้กับสำนักงาน ปฏิบัติตามคำแนะนำโดยตรงจากผู้อำนวยการและเจ้าหน้าที่ของเขา .

ผู้จัดการสำนักงานคือพนักงานที่จัดเตรียมเวิร์กโฟลว์ที่ครบถ้วนให้ทั้งสำนักงาน คำอธิบายของอาชีพจะช่วยให้คุณเข้าใจสาระสำคัญของงานได้ดีขึ้น

ตามลักษณนามของอาชีพคอปกสีน้ำเงินและตำแหน่งพนักงาน อาชีพของผู้จัดการสำนักงานและหน้าที่ของเขาแตกต่างอย่างมากจากอาชีพเลขานุการ อันดับแรก ผู้จัดการสำนักงานคือผู้จัดพื้นที่สำนักงานของบริษัท ผู้จัดการและผู้ดูแลระบบในบุคคลเดียว อาชีพเลขานุการหมายถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาของเขาต่อบุคคลใดบุคคลหนึ่ง (ผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ, ผู้จัดการระดับสูง) และดำเนินการเฉพาะกิจการของเขาเท่านั้น

ผู้จัดการสำนักงานควบคุมงานปัจจุบันทั้งหมดของสำนักงาน ส่วนใหญ่เป็นงานเอกสาร จอภาพอย่างต่อเนื่อง งานเครื่องใช้สำนักงาน,จัดหาพนักงานของบริษัท เครื่องเขียน, ทันเวลานำคำสั่งพนักงาน, คำสั่งและประกาศในสำนักงานออกโดยหัวหน้า, รับสายเรียกเข้าหากจำเป็นให้เก็บปฏิทินการประชุมและการเดินทางของผู้อำนวยการ ในกรณีนี้เรียกว่า "ผู้จัดการสำนักงานที่มีหน้าที่เลขานุการ"

เนื่องจากงานของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการดำเนินการขององค์กร การให้ข้อมูล และการบริหาร ความรับผิดชอบในงานของเขาจึงรวมถึงงานหน้าที่บางอย่างด้วย นี่เป็นสาระสำคัญของการจ้างงานและสาระสำคัญของผู้จัดการสำนักงานซึ่งจะต้อง:

• เตรียมงานสำนักงานสำหรับวันทำงานใหม่: ตรวจสอบการทำงานของโทรศัพท์ คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน ความพร้อมของวัสดุสิ้นเปลือง (กระดาษ ตลับหมึกพิมพ์แบบเติม)
• ควบคุม ดูแลความสะอาดภายในสำนักงาน การปฏิบัติตามมาตรฐานสุขาภิบาล (แสงสว่างเต็มรูปแบบการระบายอากาศสภาพอุณหภูมิในห้อง) ตรวจสอบการทำงานของระบบแยกส่วน
• จัดหาเครื่องเขียนทันเวลา และจัดหาพนักงานออฟฟิศให้ตรงเวลา
• สั่งน้ำดื่ม ผงซักฟอก, กระดาษชำระ, ผ้าเช็ดปาก;
• ควบคุมการไหลของเอกสารปัจจุบัน: เตรียมเอกสารที่จำเป็น การรายงาน วัสดุการทำงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบของสำนักงาน แก้ไขช่วงเวลาและงานอื่นๆ ในการทำงาน
• ตรวจสอบการทำงานของคนขับและคนส่งของทุกวัน
• ตามคำแนะนำของหัวหน้า ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่กระจายหน้าที่ระหว่างพนักงาน กำหนดงานสำหรับพวกเขา นำเสนอข้อมูลการทำงานที่จำเป็น กำหนดระดับความรับผิดชอบ วิเคราะห์ประสิทธิภาพของผลลัพธ์
• คำนวณและประมาณการค่าใช้จ่ายทางการเงินรายเดือน เพื่อบำรุงรักษาสำนักงานให้ติดตามการดำเนินการ
• เก็บใบบันทึกเวลา, จำนวนวันและชั่วโมงทำงานโดยพนักงานแต่ละคนภายในหนึ่งเดือนปฏิทิน โอนใบบันทึกเวลาไปยังแผนกบัญชีเพื่อจ่ายเงินตามกำหนดเวลา
• ตรวจสอบการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน: เกี่ยวกับการมาสาย, ออกจากงานเร็ว, ขาดพนักงาน, แจ้งฝ่ายบริหารของ บริษัท, บันทึกการละเมิดและการไม่ปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกาย;
• จัดประชุม ลงทะเบียนและช่วยเหลือผู้เข้าชมในการแก้ปัญหา

ความสามารถหลักของผู้จัดการสำนักงาน ได้แก่ การจัดเตรียมและดำเนินการเจรจา ประชุม ประชุม:

• เขาต้องเตรียมวัสดุที่จำเป็นทั้งหมด ดูแลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าร่วมงาน บันทึกรายงานการประชุม
• ดำเนินการติดต่อกับลูกค้าและคู่ค้าของบริษัท ส่งออกวัสดุ;
• ทำงานกับจดหมายโต้ตอบของสำนักงานขาเข้าและขาออก ลงทะเบียน, มีส่วนร่วมในการขนส่ง;
• ให้ความช่วยเหลือและช่วยเหลือพนักงาน ในการแก้ไขข้อขัดแย้งและสถานการณ์ที่ขัดแย้งกัน
• ประสานงานสำนักงาน เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน ให้ตรวจสอบอุปกรณ์สำนักงาน ระบบไฟ ระบบแยก เครื่องปรับอากาศเพื่อตัดการเชื่อมต่อจากแหล่งจ่ายไฟ
• ในบางกรณี ผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่ในการหาและจ้างพนักงานใหม่ (ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่จำเป็นบนเว็บไซต์พิเศษ ดูประวัติย่อ คัดเลือกผู้สมัครล่วงหน้า สัมภาษณ์)
• แจ้งผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางโทรศัพท์ เกี่ยวกับต้นทุนสินค้าและบริการตามรายการราคา
• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับที่ตั้งของแผนกต่างๆของบริษัท หน้าที่ของพวกเขา
• รักษาฐานลูกค้า วิสาหกิจ;
• ทำหน้าที่ดูแลสถานที่ ลงโฆษณาสินค้าและบริการ สั่งซื้อของที่ระลึก สิ่งพิมพ์ จัดจำหน่ายสื่อสารสนเทศ

ในการเป็นผู้จัดการสำนักงาน ผู้สมัครต้องมีทักษะสำคัญที่จำเป็นในการทำงาน ตลอดจนมีคุณสมบัติส่วนตัวและในวิชาชีพบางอย่าง

คุณสมบัติส่วนบุคคลของบุคคลเป็นองค์ประกอบทางชีวภาพและสังคมที่ประกอบเป็นบุคลิกภาพของเขา ส่วนประกอบทางชีวภาพ บุคคลได้รับจากธรรมชาติพ่อแม่และบรรพบุรุษของเขาในรูปแบบของยีนบางชุด องค์ประกอบทางสังคม - นี่คือสภาพแวดล้อมทางสังคมที่บุคคลเติบโตขึ้นและถูกเลี้ยงดูมา

องค์ประกอบทั้งสองนี้หล่อหลอมอุปนิสัยและบุคลิกภาพ ทำให้บุคคลมีคุณสมบัติบางอย่างทั้งด้านดีและด้านลบ เมื่อนำลักษณะบุคลิกภาพทั้งหมดมารวมกัน คุณจะได้ภาพแนวจิตวิทยาที่เป็นกลางและเชื่อถือได้

ลักษณะบุคลิกภาพในเชิงบวก ได้แก่ ลักษณะบุคลิกภาพเช่น:

• ความซื่อสัตย์
• ความอุตสาหะในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
• ความเอาใจใส่;
• มีวินัยในตนเอง
• ความรับผิดชอบและองค์กร
• ความขยันหมั่นเพียร;
• ขุนนางชั้นใน;
• ความเที่ยงธรรม
• ความเป็นกันเอง ความสุภาพ ทัศนคติที่เป็นมิตรต่อผู้คน
• ความสงบความทุ่มเทความเอาใจใส่ตรงต่อเวลา
• ปราศจากความขัดแย้ง ความสามารถในการแก้ไขข้อพิพาทระหว่างพนักงาน การมองโลกในแง่ดีและแง่บวกในทุกสิ่ง
• ความว่องไว, ไหวพริบ, การช่วยเหลือ;
• กิจกรรม ความทะเยอทะยาน

เบื้องหลังลักษณะบุคลิกภาพแต่ละอย่างเหล่านี้คือการเลี้ยงดูทางจิตใจและอารมณ์ของบุคคล กรรมพันธุ์ของเขา สภาพแวดล้อมทางสังคมที่เขาเติบโตขึ้นมา

ลักษณะบุคลิกภาพเชิงลบ ได้แก่ :

• ขาดการชุมนุมไม่ใส่ใจ
• ทัศนคติต่อชีวิตที่ตกต่ำ ขาดการมองโลกในแง่ดี
• ไม่สามารถรวบรวมความคิดตรงเวลาและแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายอย่างสม่ำเสมอ
• ตัวละครก้าวร้าว
• แนวโน้มที่จะนินทาและวางอุบาย

คุณสมบัติทางธุรกิจของบุคคลคือความสามารถของเขาในการทำงานและหน้าที่บางอย่าง

โดยคุณสมบัติทางธุรกิจ เราสามารถตัดสินได้ว่าผู้สมัครจะสามารถจัดกระบวนการทำงานของเขาได้มีประสิทธิภาพเพียงใด เขาจะปฏิบัติหน้าที่ได้ดีเพียงใด เพื่อบริหารจัดการสำนักงานให้ประสบความสำเร็จ ผู้สมัครต้องมีคุณสมบัติทางธุรกิจบางอย่างนอกเหนือจากความรู้และทักษะ ซึ่งรวมถึง:

• การศึกษา ระดับทักษะ
• ประสบการณ์การทำงาน;
• การเรียนรู้อย่างรวดเร็ว การปรับตัวในสภาวะใหม่
• ความเข้มงวดต่อตนเองและผู้อื่น
• ความสามารถในการทำงานในสภาพแวดล้อมแบบมัลติทาสก์พร้อม ๆ กันแก้ปัญหาหลายอย่างพร้อมกัน
• การคิดเชิงวิเคราะห์ ความสามารถในการคิดอย่างยืดหยุ่นและนอกกรอบ หาข้อสรุปที่ถูกต้อง สรุป;
• ความเฉียบแหลมทางธุรกิจ
• ทักษะความเป็นผู้นำ
• ความเต็มใจที่จะทำงานล่วงเวลา
• ทักษะการพูด ทักษะการทูตและการโน้มน้าวใจ
• ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจ

คุณสมบัติทางวิชาชีพของบุคคลนั้นเป็นการผสมผสานระหว่างคุณสมบัติส่วนตัวและคุณสมบัติทางธุรกิจ บวกกับทักษะทั้งหมดที่เขาได้รับระหว่างการทำงาน ในกิจกรรมทางวิชาชีพ ผู้จัดการสำนักงานต้อง:

• มีความรู้บางอย่าง ทักษะและความสามารถในสนาม การจัดการสำนักงาน;
• อย่างมืออาชีพ ใช้ความรู้และทักษะของคุณในทางปฏิบัติ
• สามารถทำงานกับเอกสาร, รู้หลักการจัดระเบียบการหมุนเวียนเอกสารกฎสำหรับการสร้างที่เก็บถาวร
• เป็นผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่มั่นใจ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ
• รู้ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์อย่างละเอียดถี่ถ้วน ทำงานกับจดหมายขาเข้าและขาออก รู้กฎสำหรับการลงทะเบียน นำมติของหัวหน้าไปยังแผนกโครงสร้างทันที ตรวจสอบกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารที่ลงนามโดยพนักงานของ บริษัท ส่งจดหมายโต้ตอบหรือจัดส่ง
• มีทักษะการบริหารงาน
• สามารถพิมพ์ได้อย่างรวดเร็ว, รู้หลักการและกฎในการจัดทำเอกสารบางอย่าง (คำสั่ง, คำสั่ง, คำแนะนำ, กฤษฎีกา);
• กำจัดความรู้ที่เป็นประโยชน์โดยทันที (ผู้ติดต่อบริการฉุกเฉิน, ช่างไฟฟ้า, ประปา, บริการจัดส่งอาหารกลางวัน);
• รู้ภาษาต่างประเทศ (ไม่เสมอไป) แม้ว่าในบางบริษัท ความรู้ภาษาต่างประเทศบางอย่างเป็นเงื่อนไขหลักสำหรับผู้สมัคร แต่ในกรณีนี้ ผู้จัดการสำนักงานต้องพูด อ่าน และเขียนภาษาต่างประเทศได้อย่างคล่องแคล่ว
• สามารถพูดและเขียนได้อย่างคล่องแคล่ว แสดงความคิดเห็นของคุณในภาษาวรรณกรรมที่ดี
• เป็นเจ้าของ ทักษะมารยาททางธุรกิจ

ไม่ใช่สถาบันอุดมศึกษาแห่งเดียวที่สอนวิชาชีพของผู้จัดการสำนักงาน คุณสามารถเข้ารับการฝึกอบรมและรับประกาศนียบัตรหรือประกาศนียบัตรการฝึกอบรมวิชาชีพในศูนย์ฝึกอบรมงบประมาณหรือเอกชน วิทยาลัย

ตามกฎแล้วใน บริษัท ขนาดใหญ่พวกเขาต้องการพบผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งนี้ด้วยการศึกษาระดับอุดมศึกษาเท่านั้น วิสาหกิจขนาดเล็กสามารถจ้างพนักงานที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรือมัธยมศึกษาเฉพาะสำหรับตำแหน่งนี้ได้

สิ่งสำคัญที่นายจ้างทุกคนให้ความสำคัญคือ ประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งนี้ ระดับทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและความสามารถในการทำงาน ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสำนักงานและการเก็บถาวร ความรู้ภาษาต่างประเทศ.

เพื่อที่จะเขียนเรซูเม่อย่างถูกต้องและได้ตำแหน่งที่ต้องการ ในรายละเอียด แต่ระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับตัวคุณอย่างตรงไปตรงมา: ส่วนบุคคล, มืออาชีพ, คุณสมบัติทางธุรกิจ, ประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกัน, ระดับการศึกษา

ระดับของค่าจ้างที่คาดหวังจะทำให้นายจ้างเห็นชัดเจนว่าสามารถเสนออะไรได้บ้างและผู้สมัครขออะไร

อย่าให้ข้อมูลเท็จเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงาน การศึกษา - ทั้งหมดนี้สามารถตรวจสอบได้ง่าย ๆ ในกรณีนี้ตำแหน่งว่างสำหรับผู้สมัครจะไม่สามารถใช้งานได้เขาจะถูกปฏิเสธ

การมีรูปถ่ายเป็นช่วงเวลาที่ดีสำหรับผู้สมัคร นายจ้างต้องรู้ว่ามีการพิจารณาประวัติย่อของใคร ผู้จัดการสำนักงานเป็นหน้าตาของบริษัท และนายจ้างไม่สนใจใครจะเป็นตัวแทน

อย่าลืมระบุระดับการศึกษาของคุณซึ่งมักจะเป็นนายจ้างสำหรับตำแหน่งนี้ ใช้เวลา ผู้เชี่ยวชาญที่มีการศึกษาทางเศรษฐกิจ กฎหมาย จิตวิทยา หรือปรัชญาที่สูงขึ้น

ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้าง

เมื่อเขียนเรซูเม่ ให้ยึดติดกับโครงสร้าง:

• ข้อมูลส่วนบุคคล - ชื่อ อายุ ผู้ติดต่อ
• ส่วนตัว - ส่วนนี้ถือว่าไม่บังคับ แต่ควรกรอกดีกว่า
• ทักษะและความสามารถพื้นฐาน - ระบุโปรแกรมสำนักงานที่คุณเป็นเจ้าของ รายการหลักสูตรทบทวนทั้งหมด สัมมนา การฝึกอบรม การฝึกอบรมเพิ่มเติมอื่นๆ ที่คุณทำเสร็จแล้ว
• ประสบการณ์การทำงาน - ระบุแนวทางปฏิบัติ การฝึกงาน โครงการที่เสร็จสมบูรณ์ โครงการอาสาสมัคร ตามลำดับเวลา ระบุองค์กรที่คุณเคยทำงานมาก่อน การศึกษาและการฝึกอบรม (สะท้อนโปรแกรมการศึกษาและทิศทางทั้งหมดที่คุณสำเร็จการศึกษา)
• คำแนะนำ - ในส่วนนี้ ให้ระบุชื่อและผู้ติดต่อของบุคคลที่สามารถแนะนำให้คุณรู้จักกับนายจ้างรายใหม่ และให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกเกี่ยวกับตัวคุณ

หากผู้หางานที่ไม่มีประสบการณ์การทำงานกำลังสมัครตำแหน่งผู้จัดการสำนักงาน จะดีกว่าที่จะไม่รวมส่วนนี้ในประวัติย่อเลย ไม่จำเป็นต้องแสดงให้นายจ้างเห็นว่าไม่มีความรู้และทักษะ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะอธิบายคุณสมบัติส่วนบุคคลและธุรกิจของคุณ ประเภทของการศึกษาที่คุณมีขั้นพื้นฐานและเพิ่มเติม (สัมมนา การฝึกอบรม)

จากประสบการณ์การทำงาน คุณสามารถระบุแนวปฏิบัติทางอุตสาหกรรม การฝึกงานก่อนอนุปริญญา ทักษะในการจัดกิจกรรมเฉพาะ การเข้าร่วมการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก การประชุม การแข่งขัน และการทดสอบทุกประเภท หากคุณมีความสำเร็จและความสำเร็จที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานในอนาคต อย่าลืมระบุข้อมูลนี้ในประวัติย่อของคุณ