ขั้นตอนของการสื่อสารทางธุรกิจ

ทักษะการสื่อสารเป็นหนึ่งในเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จระหว่างผู้คน การแลกเปลี่ยนข้อมูล และความสำเร็จของผลลัพธ์ที่ต้องการ มารยาททางธุรกิจได้ถูกนำมาใช้ตั้งแต่การถือกำเนิดของความสัมพันธ์ทางการตลาด หลายวัฒนธรรมทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างผู้คนเป็นช่องที่แยกจากกัน ยกระดับพวกเขาให้อยู่ในลำดับพิธี และสิ่งนี้ก็เกิดผล เพราะมารยาททางธุรกิจช่วยสร้างการติดต่อกับหุ้นส่วน และความสำเร็จขององค์กรนั้นส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้คนในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ

แตกต่างจากการสื่อสารในชีวิตประจำวันทั่วไป การสื่อสารทางธุรกิจมีหลักการที่ชัดเจนและมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายเฉพาะผ่านข้อตกลงและการปฏิบัติตามภาระผูกพัน สภาพแวดล้อมทางธุรกิจช่วยให้คุณสร้างผู้ติดต่อใหม่ที่เป็นประโยชน์ซึ่งความสำเร็จของธุรกิจที่ดำเนินการขึ้นอยู่กับ แต่คู่ครองในอนาคตอาจไม่สามารถเห็นอกเห็นใจกันและหาจุดร่วมได้เสมอไป

การติดต่อทางธุรกิจคือการได้รับผลกำไร สิ่งอื่นใดที่เท่าเทียมกัน ผู้ชนะคือผู้ที่มีความรู้และกฎเกณฑ์ของมารยาททางธุรกิจ เป็นการง่ายที่จะทำตามตัวอย่างปฏิสัมพันธ์ของนักธุรกิจสองคน คนหนึ่งนำคู่สนทนาไปสู่ข้อสรุปที่เขาต้องการอย่างง่ายดายและเป็นธรรมชาติ และคนที่สองไม่มีทักษะในการสื่อสารทางธุรกิจหรือวาทศิลป์ และถูกบังคับให้พลาดโอกาสทางธุรกิจที่ทำกำไรได้ครั้งแล้วครั้งเล่า อีกครั้ง.

ดังนั้น การสื่อสารทางธุรกิจจึงเป็นระบบของทักษะที่รวมถึงพฤติกรรมการสื่อสารทั้งหมด:

• วัฒนธรรมการสื่อสาร (ใช้ในประเทศใดประเทศหนึ่ง);
• วาทศิลป์;
• จริยธรรมทางธุรกิจ (กฎและข้อบังคับ);
• จิตวิทยาความสัมพันธ์
• ตรรกะของการสร้างคำพูด (ปากเปล่าและเขียน);
• ภาพ;
• เสียงต่ำและเสียงสูงต่ำ

ในโลกสมัยใหม่ การสื่อสารทางธุรกิจนำเสนอในรูปแบบต่างๆ พร้อมกัน:

• บทสนทนาทางธุรกิจ เป็นการสื่อสารด้วยวาจาหรือเสมือนระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือคู่ค้า มุ่งเป้าไปที่การหารือเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจ ส่วนใหญ่แล้ว การสนทนาเกิดขึ้นระหว่างผู้เข้าร่วมในพื้นที่ธุรกิจเดียวกัน ซึ่งเข้าใจรายละเอียดเฉพาะของบทสนทนานี้ จะสามารถรักษาการสนทนาในหัวข้อที่เป็นมืออาชีพในวงแคบได้
• ประชุมธุรกิจ - การอภิปรายที่ชี้นำอย่างชัดเจน งานซึ่งรวมถึงการแก้ปัญหาองค์กรในปัจจุบัน การวิเคราะห์ข้อมูลที่มีให้ผู้เข้าร่วม การสร้างแนวพฤติกรรมเพิ่มเติม การตัดสินใจและการตัดสินใจที่ถูกต้อง

• จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ - นี่คือการสื่อสารอย่างเป็นทางการผ่านจดหมายธุรกิจ ยกเว้นการแสดงความคุ้นเคยหรือคำสแลง จดหมายธุรกิจคือเอกสารที่มีข้อความอย่างเป็นทางการและจัดทำขึ้นตามมาตรฐานการติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด ตามกฎแล้วทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจมีโลโก้ ข้อมูลที่อยู่ของบริษัทหรือสถาบัน นอกจากนี้ จดหมายธุรกิจยังมีมาร์กอัปบนหน้าอีกด้วย
• พูดในที่สาธารณะ - ปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง การสื่อสารทางธุรกิจประเภทนี้มีความท้าทายและต้องใช้ทักษะการพูดในที่สาธารณะ ผู้พูดควรมีความสามารถเท่าที่เป็นไปได้ในคำถามที่ถูกเปล่งออกมาและมีทักษะในการพูดเชิงวาทศิลป์ เพื่อดึงดูดความสนใจและโน้มน้าวผู้ฟัง ตามประเภทของการนำเสนอเนื้อหาสุนทรพจน์ในที่สาธารณะสามารถให้ข้อมูล (รายงาน) ให้กำลังใจ (กวนใจ) โน้มน้าวใจ (คำพูดเคร่งขรึม)

การทำความเข้าใจข้อมูลเฉพาะและความสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจนำไปสู่ข้อสรุปที่สามารถและควรเรียนรู้

การปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจ เพื่อนร่วมงาน นักการทูตจากประเทศต่างๆ วัฒนธรรมและพฤติกรรมของธุรกิจอาจแตกต่างอย่างเด่นชัด แต่ มีบรรทัดฐานของพฤติกรรมที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งบุคคลที่เคารพตนเองต้องปฏิบัติตามโดยไม่คำนึงถึงว่าเป็นของสังคมใด

• ความตรงต่อเวลา ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ คำว่า "เวลาคือเงิน" มีความเกี่ยวข้อง ดังนั้น การมาประชุมสายและการรอคู่สนทนาจึงเป็นส่วนสำคัญของการผิดจรรยาบรรณ
• ภาระผูกพัน. การปฏิบัติตามภาระผูกพันที่สันนิษฐานไว้เป็นพื้นฐานของชื่อเสียงที่ดี หากปราศจากการโต้ตอบที่ประสบความสำเร็จในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจจะเป็นไปไม่ได้
• การรักษาความลับ ความสามารถในการเก็บข้อมูลที่เป็นความลับเป็นความลับ การรักษาความลับขององค์กรเป็นหนึ่งในเงื่อนไขสำหรับความไว้วางใจซึ่งกันและกันและความร่วมมืออย่างเต็มที่
• ทัศนคติที่เคารพ... ความเคารพต่อคู่สนทนา ความสามารถในการฟัง การซึมซับกับสิ่งที่พูดกับตัวเอง เปิดโอกาสกว้างสำหรับการติดต่อ ทักษะนี้ยังมีประโยชน์เมื่อมีการโต้ตอบกับพนักงานและผู้ใต้บังคับบัญชา

• ความนับถือตนเอง ตราบใดที่การรับรู้ของตนเองในกระบวนการสื่อสารนั้นเกี่ยวข้องกัน เราจะต้องสามารถหา "ค่าเฉลี่ยสีทอง" ได้ ตอบสนองต่อคำวิจารณ์หรือคำแนะนำอย่างใจเย็น แต่ยังไม่ถูกจัดการ เพื่อให้สามารถระงับความพยายามกดดันอย่างมีศักดิ์ศรี เพื่อคืนการสนทนาให้ถูกทาง
• วาทศิลป์. ความสามารถในการระบุความคิดของคุณอย่างชัดเจน ถ่ายทอดความหมายของคำพูดไปยังคู่สนทนา โดยไม่อุดตันวลีด้วยคำที่ไม่เหมาะสมและไม่ต้องละความคิดออกจากหัวข้อการสนทนา ความสามารถนี้ไม่ได้มอบให้กับทุกคนโดยธรรมชาติ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องอุทิศเวลาให้กับศิลปะการพูดในที่สาธารณะในการฝึกอบรมของคุณ
• การรู้หนังสือ ความชัดเจนของคำพูดขึ้นอยู่กับความสามารถในการอ่านเขียนของบุคคลในระดับสูง และความสามารถในการเขียนโดยไม่มีข้อผิดพลาดเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
• รูปร่าง. ในโลกสมัยใหม่ มีการแต่งกายอยู่แล้ว (รหัสเสื้อผ้า) ซึ่งถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของเสื้อผ้าสำหรับการเยี่ยมชมสถานที่ทำงาน งานกิจกรรม องค์กรหรือสถาบัน โดยปกติแล้วจะเป็นชุดธุรกิจสำหรับผู้ชายและผู้หญิง ซึ่งเป็นชุดเครื่องประดับและเครื่องประดับมาตรฐาน ในกรณีที่ไปเยี่ยมชมองค์กรหรือกิจกรรมที่ไม่รู้จักครั้งแรก คุณควรทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการแต่งกายที่ยอมรับ

ในโครงสร้างของการสื่อสารทางธุรกิจ สามารถแยกแยะสี่ขั้นตอน ลำดับที่จะช่วยให้คุณบรรลุผลสูงสุดในการเจรจา

ที่นี่ความประทับใจแรกมีความสำคัญหลัก เมื่อเตรียมการประชุมกับคู่สนทนา การทำงานกับข้อมูลล่วงหน้าจะเป็นประโยชน์: วงกลมแห่งความสนใจของคู่สนทนา สภาพแวดล้อมและลักษณะเฉพาะของวัฒนธรรม กฎเกณฑ์ และประเพณีที่มีความสำคัญสำหรับคู่สนทนา สิ่งนี้จะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจและเคารพในบุคลิกภาพของคนรักมากขึ้น

วลีแรกที่สร้างขึ้นอย่างถูกต้องเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของการสื่อสารต่อไป คุณต้องเริ่มต้นด้วยการดึงความสนใจและนิสัยของคู่ต่อสู้มาที่ตัวคุณเอง สิ่งนี้จะช่วยให้ความเป็นมิตรของมนุษย์, ความสุภาพ, การแสดงความสนใจอย่างสุภาพในบุคคลที่คู่สนทนา, การออกเสียงชื่อของเขา

ในกระบวนการหารือเกี่ยวกับงาน จำเป็นต้องปรับให้เข้ากับคู่สนทนาใน "คลื่น" เดียวกัน ผลลัพธ์นี้สามารถทำได้โดยการสังเกตสภาวะทางอารมณ์ของคู่สนทนาหรือบรรยากาศทางอารมณ์โดยทั่วไปภายในกลุ่มอย่างรอบคอบ เมื่อพูดถึงการเจรจากับผู้ฟัง

การรู้ช่องทางการรับรู้หลักสามช่องทางจะช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับคู่สนทนาได้: การมองเห็น การได้ยิน และการเคลื่อนไหวทางร่างกาย (ซึ่งรวมถึงการสัมผัส กลิ่น ตำแหน่งของร่างกาย ท่าทาง และการแสดงออกทางสีหน้า)

เน้นตรงหัวข้อการประชุม อภิปรายปัญหาและงาน เป้าหมายของขั้นตอนนี้คือการบรรลุข้อตกลงที่น่าพอใจที่สุดสำหรับทั้งสองฝ่าย

ในขั้นตอนที่สามมีการใช้หลายขั้นตอนซึ่งสาระสำคัญของการติดต่อประกอบด้วย:

• ระบุแรงจูงใจและเป้าหมายของคู่สนทนา
• รักษาความสนใจ: สิ่งสำคัญคือต้องดูหัวข้อหลักของการสนทนา โดยไม่มองข้ามหรือกระโดดจากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง
• การโต้แย้งและการโน้มน้าวใจ: ใช้ในกรณีที่ความเห็นต่างกัน
• การแก้ไขผลลัพธ์เป็นช่วงเวลาที่สำคัญในการสนทนาเมื่อจำเป็นต้องสื่อสารในหัวข้อที่กำหนดโดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ความรู้สึกภายในนี้มาพร้อมกับประสบการณ์และขึ้นอยู่กับการสังเกตความสามารถในการจับภาพการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในพื้นหลังทางอารมณ์อย่างชัดเจน ของคู่สนทนา

ความประทับใจทั่วไปของการประชุมจะเกิดขึ้นในขั้นตอนสุดท้ายของการสื่อสารทางธุรกิจและถูกบันทึกไว้ในความทรงจำอย่างเต็มตาที่สุด ดังนั้น ความสามารถในการยุติการสนทนาอย่างเหมาะสมจึงเป็นปัจจัยกำหนดในความร่วมมือต่อไป

วิธีสื่อสารให้สวยงาม ดูวิดีโอถัดไป