ประเภทและขั้นตอนหลักของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของชีวิตในสังคมยุคใหม่ ทุกวันในที่ทำงาน ผู้ที่มีสถานะที่แน่นอนและดำรงตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งหันไปใช้ประเภทต่าง ๆ และปฏิบัติตามกฎมารยาททางธุรกิจของภาครัฐและเอกชนอย่างเคร่งครัด การสื่อสารทางธุรกิจที่มีโครงสร้างถูกต้องจะนำแม้แต่ผู้จัดการมือใหม่ไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย

เบื้องหลังแนวคิดของการสื่อสารทางธุรกิจคือการสื่อสารชนิดหนึ่ง จุดประสงค์ไม่ใช่กระบวนการเจรจา แต่เป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหรือความสำเร็จของเป้าหมายเฉพาะ ซึ่งผูกมัดผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสนทนาและอยู่ภายนอก กระบวนการสื่อสารนั่นเอง

การสื่อสารประเภทนี้แตกต่างจากประเภทอื่นโดยมีสถานการณ์ดังต่อไปนี้:

• วัตถุประสงค์ แรงจูงใจ หรือกิจกรรมควรเป็นเรื่องปกติสำหรับคู่สนทนาทั้งหมด
• ผู้เจรจาจะอยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน: การสื่อสารทางธุรกิจสามารถเกิดขึ้นในองค์กร กลุ่ม หรือทีมใดก็ได้
• ผู้เข้าร่วมทุกคนในกระบวนการนี้มีการเชื่อมต่อถึงกัน บทบาททางสังคมมีการกระจายอย่างชัดเจนระหว่างพวกเขา และสร้างลำดับชั้นของการสื่อสาร
• การสื่อสารในบริบทนี้มีกฎระเบียบที่เข้มงวดซึ่งผู้เข้าร่วมทุกคนต้องปฏิบัติตามโดยไม่คำนึงถึงสถานะ: บรรทัดฐานของพฤติกรรมในสภาพแวดล้อมการทำงานเป็นมารยาททางธุรกิจ

กฎพื้นฐานของจรรยาบรรณทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

• คู่สนทนาทางธุรกิจควร เป็นไปตามรูปแบบการสื่อสารบางอย่างกำหนดความคิดอย่างชัดเจนและรัดกุม ให้การโต้แย้งที่หนักแน่นในมุมมองของพวกเขา และสามารถฟังและได้ยินคู่สนทนาได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสนทนาอย่างมีประสิทธิผลโดยไม่ต้องให้เวลากับนักธุรกิจโดยไม่จำเป็น
• ด้วยการสื่อสารดังกล่าว ผู้เข้าร่วมในการสนทนา ควรสุภาพให้มากที่สุด... การประชุมทางธุรกิจกำลังแสวงหาผลประโยชน์บางอย่าง ดังนั้นบางครั้งคุณต้องสื่อสารกับคนที่ไม่ชอบใจ
• คำศัพท์และประโยคที่เข้าใจง่าย มีอยู่ในรูปแบบนี้ ด้วยคำที่ซับซ้อนและคำต่างประเทศ คุณสามารถทำให้คนเข้าใจผิดหรือแม้กระทั่งทำให้เขาขุ่นเคือง ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะขัดขวางความสำเร็จของเป้าหมายที่ตั้งไว้

การสื่อสารทางธุรกิจมีหน้าที่หลักสามประการที่มีเป้าหมายสูงสุดและหลักการสร้างผลกระทบต่อมนุษย์ที่แตกต่างกัน:

• สารสนเทศและการสื่อสาร ฟังก์ชั่นเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและการก่อตัวของข้อมูลเฉพาะโดยผู้เข้าร่วมในการสนทนาตลอดจนการแลกเปลี่ยนความรู้ที่สะสมในกระบวนการเจรจา
• กฎระเบียบและการสื่อสาร ฟังก์ชั่นนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ไขพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร ระหว่างการสื่อสารในองค์กร หัวข้อไม่เพียงควบคุมรูปแบบพฤติกรรมของตัวเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการสนทนาด้วย ในการทำหน้าที่นี้ วิธีการต่อไปนี้มีความเหมาะสม: การโน้มน้าวใจหรือข้อเสนอแนะภายในกรอบของมารยาทการพูด การคัดลอกพฤติกรรม
• สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชันเกี่ยวข้องโดยตรงกับลักษณะทางอารมณ์ของหัวข้อการสื่อสาร

ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจที่มีอยู่ทั้งหมดถูกจัดประเภทตามพารามิเตอร์ต่างๆ ลองพิจารณาความนิยมมากที่สุดในบรรดาที่มีอยู่

ขึ้นอยู่กับวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูล การสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรมีความโดดเด่น:

1. ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงเอกสารราชการทุกประเภท นี่อาจเป็นรายงานอ้างอิง บันทึกอธิบาย รายงานและรายงานการประชุม จดหมายธุรกิจ คำชี้แจง กฎบัตรภายในของบริษัท การตัดจำหน่าย คำสั่ง การบ่งชี้เป็นลายลักษณ์อักษร รายละเอียดงาน และอื่นๆ อีกมากมาย . เอกสารราชการใดๆ ที่มีลายเซ็นหรือตราประทับเป็นเรื่องของการสื่อสารทางธุรกิจ
2. การเจรจา การประชุม การประชุม การสนทนาทางธุรกิจ รายงาน การประชุมการวางแผนสามารถนำมาประกอบกับการสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจา

โดยวิธีการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมมีการสื่อสารทางธุรกิจทั้งทางตรงและทางอ้อม:

• การสื่อสารโดยตรงเกี่ยวข้องกับการเจรจาระหว่างหุ้นส่วนโดยไม่ต้องใช้เงินทุนเพิ่มเติม กล่าวคือ คู่สนทนาอยู่ในห้องเดียวกันและสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน
• การติดต่อทางอ้อมเกิดขึ้นโดยใช้วิธีการสื่อสารที่ทันสมัย ​​- โทรศัพท์ อีเมล การสื่อสารผ่านวิดีโอ
• การสื่อสารทางไกลช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาบางอย่างระหว่างคู่ค้าจากประเทศต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการสนทนาแบบเห็นหน้ากันจะได้ผลดีที่สุด

การจำแนกประเภทอื่นเกี่ยวข้องกับการแบ่งประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจออกเป็นการสื่อสารด้วยวาจาและไม่ใช่คำพูด:

1. การสื่อสารด้วยวาจาเกี่ยวข้องกับปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คนโดยใช้คำพูดของมนุษย์ ด้วยความช่วยเหลือของระบบภาษาและขึ้นอยู่กับความตั้งใจของบุคคล ข้อความคำพูดจึงถูกสร้างขึ้น พวกเขาสามารถเป็นได้ทั้งเขียนและปากเปล่า
2. ปฏิสัมพันธ์ที่ไม่ใช่คำพูดระหว่างผู้คนเกิดขึ้นโดยไม่ต้องใช้คำพูด วิธีการสื่อสารนี้คือการแสดงออกภายนอกของความรู้สึกและอารมณ์ - ภาษามือ, การแสดงออกทางสีหน้า, การจ้องมองและทักษะการเคลื่อนไหวร่างกาย พวกเขารวมกันเป็นหนึ่งโดยแนวคิดทั่วไป: จลนศาสตร์

นอกจากประเภทแล้ว ยังมีรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ พวกเขาแบ่งออกเป็นโมโนวิทยาและโต้ตอบ.

1. กลุ่มแรกประกอบด้วยรูปแบบการสื่อสารกับผู้เข้าร่วมหนึ่งคน: รายงาน การอุทธรณ์ สุนทรพจน์ต้อนรับ การโฆษณา ในกรณีนี้ บุคคลจะทำหน้าที่เป็นนักพูดและส่งข้อมูลบางอย่างไปยังผู้ฟัง เขาต้องเข้าใจสิ่งที่เขาพูดอย่างชัดเจนและสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างชัดเจน
2. แบบฟอร์มการสนทนาสันนิษฐานว่ามีผู้เข้าร่วมตั้งแต่สองคนขึ้นไป

การเจรจาเป็นรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมในการอภิปรายประเด็นที่สำคัญที่สุด ได้แก่

• แนวตั้ง - กับหน่วยงานที่สูงกว่า;
• แนวนอน - ภายในองค์กร
• ไม่ได้รับอนุญาต - นั่นคือไม่ได้วางแผนดำเนินการหลังเลิกเรียน
• ในระดับสูงสุด - เฉพาะบุคคลที่มีสถานะเป็นหัวหน้า บริษัท ที่สนใจเท่านั้น
• ที่โต๊ะขยาย - การประชุมของคณะทำงานหรือค่าคอมมิชชั่นที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ

การสนทนาในรูปแบบอื่นๆ มีลักษณะที่เป็นทางการและเรียบง่ายที่สุด ปฏิสัมพันธ์ในสภาพแวดล้อมการทำงาน แบบฟอร์มนี้รวมถึงการติดต่อในที่ทำงานที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหา ไม่ใช่ทุกคนที่มีพรสวรรค์ในการสนทนาสบายๆ กับผู้บังคับบัญชาในเวลาที่เหมาะสม และนำพวกเขาไปสู่การแก้ปัญหาที่น่าสนใจอย่างมีชั้นเชิง

การอภิปรายหรือโต้แย้งเป็นวิธีการแก้ปัญหาโดยการเปรียบเทียบมุมมองที่แตกต่างกันซึ่งมักจะตรงกันข้าม ผลลัพธ์ของการอภิปรายอย่างมีประสิทธิผลคือการนำการตัดสินใจครั้งเดียวมาใช้โดยข้อตกลงร่วมกันของทั้งสองฝ่ายหลังจากรับฟังความคิดเห็นในแง่บวกและด้านลบทั้งหมดแล้ว การสื่อสารรูปแบบนี้ใช้สีทางอารมณ์ที่สดใสที่สุด แต่ในแวดวงธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่จะต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ ฝ่ายตรงข้ามไม่ควรคุยกันนานขัดจังหวะกัน

เป็นเรื่องปกติที่จะแบ่งกระบวนการสนทนาทางธุรกิจตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ออกเป็นขั้นตอนหรือบางช่วง

ลองพิจารณาแต่ละรายละเอียดเพิ่มเติม

• เตรียมนัดหมาย. ในขั้นตอนนี้ เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะร่างแผนสำหรับการสนทนาที่จะเกิดขึ้น เพื่อกำหนดช่วงของงานที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหาอย่างชัดเจนสำหรับตัวคุณเอง ล่วงหน้าควรสอบถามเกี่ยวกับคู่สนทนาโดยพิจารณาจากการเลือกกลยุทธ์ของการสนทนาและข้อโต้แย้งที่จำเป็น แท้จริงแล้วผลลัพธ์ของการประชุมขึ้นอยู่กับความหมายของการประชุม
• เครื่องหมายสถานที่และเวลา สำหรับการเจรจา คำจำกัดความของพารามิเตอร์นี้ขึ้นอยู่กับบทบาทของคู่สนทนา โดยปกติพิกัดของการเจรจาจะถูกกำหนดโดยคู่สนทนาที่สูงกว่า หากการประชุมมีความเท่าเทียมกัน ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตกลงร่วมกันได้

• การติดตั้งและการติดต่อ กับคู่สนทนา ระยะนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการเจรจาตามวัตถุประสงค์การใช้งาน บ่อยครั้งที่การชำเลืองมองครั้งแรกหรือคำพูดของคู่สนทนาเพิ่มทัศนคติของจิตใต้สำนึกที่มีต่อเขาและมีอิทธิพลต่อความปรารถนาที่จะสนทนาต่อไป ในระหว่างการจัดตั้งการติดต่อเป็นสิ่งสำคัญที่จะชนะคู่สนทนาโดยเร็วที่สุดและทำให้ขั้นตอนเสร็จสิ้นโดยการสร้างการติดต่อทางจิตวิทยา - ช่วงเวลาที่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสื่อสารพร้อมที่จะไปยังประเด็น
• การระบุปัญหา และการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีอยู่ ในระยะนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเปล่งเสียงคำถามทั้งหมดที่สนใจ เพื่อระบุทิศทางของการสนทนา เพื่อให้เข้าใจปัญหาโดยทั่วไป
• อาร์กิวเมนต์เพื่อสนับสนุนการแก้ปัญหาที่เสนอ... ระยะการโต้แย้งมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับขั้นตอนก่อนหน้าและดำเนินไปอย่างราบรื่นจากขั้นตอนนั้น ในช่วงเวลานี้ เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องสังเกตแง่บวกทั้งหมดของวิสัยทัศน์ของคุณในการแก้ไขปัญหา เพื่อใช้ทักษะการโน้มน้าวใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคู่สนทนามีมุมมองที่ต่างออกไป
• ข้อโต้แย้ง. ในขั้นตอนนี้ มีการรับฟังข้อโต้แย้งของคู่สนทนาซึ่งอาจไม่เห็นด้วยเสมอไป สิ่งสำคัญคือต้องฟังคู่สนทนาอย่างระมัดระวังและใจเย็นเพื่อทำความเข้าใจสาระสำคัญของตำแหน่งของเขา คำถามที่เป็นแนวทางจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าการคัดค้านเกี่ยวข้องกับการขาดข้อมูลที่ให้มาหรือไม่
• หาทางประนีประนอม ในการแก้ปัญหา ในกระบวนการเสนอข้อโต้แย้งและข้อเสนออื่น จะมีการหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมกับทุกฝ่ายในการเจรจา
• การตัดสินใจ ขั้นตอนนี้หมายถึงข้อตกลงของทุกฝ่ายที่มีตำแหน่งเดียว ซึ่งมาถึงตัวส่วนร่วม

• การตรึงผลลัพธ์ การประชุมทางธุรกิจทั้งหมดจบลงด้วยการลงนามในหนังสือยืนยันการตัดสินใจร่วมกันข้อตกลงดังกล่าวเป็นการสะท้อนความจริงที่ว่าการประชุมมีผลสุดท้ายที่ทุกคนยอมรับได้
• สิ้นสุดการติดต่อ หลังจากพูดคุยกันในประเด็นสำคัญแล้ว คุณจะต้องสามารถพูดคุยกับคู่สนทนาได้อย่างเหมาะสม อาจทิ้งนามบัตรไว้หรือขอรายละเอียดการติดต่อจากพันธมิตร
• การวิเคราะห์ ผลลัพธ์ที่ได้รับ เฟสนี้เป็นที่สิ้นสุด ได้รับการออกแบบมาเพื่อแสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจนั้นถูกต้องและสร้างผลกำไรให้กับผู้เข้าร่วมในการสนทนาอย่างไร

กุญแจสู่ความสำเร็จของธุรกิจคือการสื่อสารทางธุรกิจที่มีโครงสร้างอย่างเหมาะสมกับลูกค้าและคู่ค้าของคุณ เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ

• คุณต้องควบคุมสถานการณ์อยู่เสมอ การแสดงอารมณ์และความรู้สึกไม่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ความรู้สึกกลัวและความไม่มั่นคงอาจขัดขวางการตัดสินใจ และความรู้สึกสงสารที่เกิดจากการยักยอกของคู่สนทนาสามารถนำไปสู่การลงนามในสัญญาที่ไม่มีประโยชน์ การแสดงอารมณ์รุนแรงและความก้าวร้าวระหว่างการสื่อสารประเภทสนทนาเช่นการอภิปรายเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ เมื่อมีคู่นอนที่ไม่สมดุลและขี้สงสัยอยู่เสมอ แทบไม่มีใครอยากรับมือ
• ความสามารถในการคาดการณ์ความต้องการของลูกค้า - องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการของการจัดการธุรกิจที่ประสบความสำเร็จเพราะในธุรกิจใด ๆ กิจกรรมทั้งหมดของบริษัทมีจุดมุ่งหมายเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า ความเอาใจใส่และมารยาท การบริการชั้นยอดจะทำให้ลูกค้ากลับมาอีกครั้ง
• การวางแผน และความสามารถในการแยกแยะหลักจากรอง ในการเจรจาใด ๆ สิ่งสำคัญคือต้องพูดสั้น ๆ และชัดเจนโดยไม่ต้องลงลึกในรายละเอียดของแผนที่สอง นักธุรกิจมักมีเวลาจำกัด ดังนั้นคุณไม่ควรเตรียมบทพูดคนเดียวเป็นเวลานานสำหรับการประชุมที่สำคัญ
• ความสัมพันธ์ทางธุรกิจไม่ควรเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัว แม้ว่าบุคคลจะไม่ชอบ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเขาจะไม่มีประโยชน์ในแง่ธุรกิจ การแสดงออกของทัศนคติที่ใจดีและสนับสนุนความสนใจอย่างจริงใจในการโต้แย้งของคู่สนทนาจะช่วยให้มีการประชุมที่มีประสิทธิผล
• ความซื่อสัตย์และความโปร่งใสของความตั้งใจ ในระหว่างการเจรจา คุณต้องประพฤติตนอย่างจริงใจ ยืนยันคำพูดของคุณด้วยข้อเท็จจริงและสถิติ ท้ายที่สุด การกระทำที่ไม่ซื่อสัตย์ใดๆ เพื่อเห็นแก่ข้อตกลงที่ทำกำไรได้สามารถบ่อนทำลายความไว้วางใจของพันธมิตรและทำลายชื่อเสียงอย่างถาวร
• ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจ.

วิดีโอด้านล่างอธิบายกฎพื้นฐาน 5 ข้อของการสื่อสารทางธุรกิจ